Políticas de Privacidad de Entipedia

Última actualización: 3 de septiembre de 2026

1. Generalidades

Estas Políticas de Privacidad (en lo adelante, las “Políticas”) establecen la obtención, uso y tratamiento de cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a Clientes y/o Usuarios personas físicas, identificadas o identificables (en lo adelante, “Datos Personales”), registrados y gestionados por ENTIPEDIA, así como respecto de la gestión y tratamiento de la documentación e información cargada por los Usuarios en la misma.

Estas Políticas forman parte integral de los Términos de Uso de ENTIPEDIA. Los términos escritos con mayúscula inicial que no se definan expresamente en estas Políticas tendrán el significado que se les atribuye en los Términos de Uso, en particular “Cliente”, “Usuario”, “Cuenta de Usuario”, “Workspace”, “Contenido del Cliente”, “Degradación de Plan” y “Plan Gratuito”.

Menores de edad. ENTIPEDIA es una herramienta de gestión de conocimiento destinada a ser utilizada por personas adultas, tanto en contextos profesionales como personales. La contratación del servicio corresponde al Cliente, quien debe contar con la capacidad legal para suscribir contratos vinculantes conforme a la sección “Elegibilidad” de los Términos de Uso, y es responsable de los Usuarios a quienes autorice el acceso dentro de su Workspace.

ENTIPEDIA no dirige el servicio a menores de edad ni recopila de forma intencional sus Datos Personales; no obstante, la plataforma no incorpora mecanismos de verificación de edad que, por sí solos, impidan el acceso de un menor. Si ENTIPEDIA tuviere conocimiento de haber recopilado Datos Personales de un menor sin el consentimiento de su padre, madre o tutor legal, procederá a eliminarlos de sus sistemas a la brevedad posible. Esta disposición aplica a todos los canales de acceso a ENTIPEDIA, incluidos el entorno web y la Aplicación Móvil.

2. Datos y Contenido Gestionado por el Usuario

Para la prestación del servicio, ENTIPEDIA almacena y procesa el contenido que los Usuarios crean o cargan en la plataforma, con independencia del dispositivo o canal de acceso (web o aplicación móvil), incluyendo: (i) información de proyectos y tareas, así como los campos definidos por el Cliente mediante los formularios configurables; (ii) registros de organizaciones y personas (relacionados); (iii) notas y demás contenido generado, incluido el asistido por inteligencia artificial; (iv) documentos cargados y enlaces a documentos, páginas web u otra información publicada vía web; (v) mensajes intercambiados a través del chat; y (vi) archivos e imágenes multimedia compartidos por el usuario en el chat u otras funcionalidades. Este contenido pertenece al Cliente y/o Usuario y es tratado por ENTIPEDIA únicamente conforme a las finalidades descritas en estas Políticas.

3. Seguridad de los Datos Personales – Documentación e Información

ENTIPEDIA es responsable frente al Usuario del archivo, resguardo y debido tratamiento de los Datos Personales, la documentación y la información gestionada como parte del servicio, e implementa medidas técnicas, organizativas y de seguridad para salvaguardarlos y prevenir su alteración, pérdida, consulta o acceso no autorizados. Las comunicaciones entre los dispositivos del Usuario y los servidores de ENTIPEDIA se realizan cifradas bajo el protocolo HTTPS/TLS (cifrado en tránsito), y el contenido —incluyendo documentos, información y mensajes de chat— se almacena cifrado en reposo mediante el algoritmo AES-256 a través de nuestro proveedor de nube, Amazon Web Services (AWS). El acceso a dicho contenido está protegido mediante controles de seguridad que lo limitan a las personas y procesos autorizados, en la medida necesaria para operar y prestar el servicio.

Al contratar los servicios de ENTIPEDIA el Cliente acepta, reconoce y autoriza, de manera expresa, libre y voluntaria a ENTIPEDIA, la realización del tratamiento y gestión de sus datos personales, particularmente, sus nombres, apellidos, número telefónico de oficina y celular, así como correo electrónico, que fueren recabados en el proceso de registro como Cliente, creación de perfil de usuario, gestiones de seguimiento y contacto directo, según fuere necesario como parte de la provisión de los servicios de ENTIPEDIA.

Los Datos Personales que fueren gestionados por ENTIPEDIA para la implementación de sus servicios, no serán en ningún modo cedidos, difundidos, distribuidos o comercializados.

4. Uso de Inteligencia Artificial

ENTIPEDIA incorpora funcionalidades asistidas por inteligencia artificial para la creación y gestión de conocimiento dentro de la plataforma. Para proveerlas, ENTIPEDIA puede transmitir el contenido proporcionado o seleccionado por el Usuario (tales como notas, documentos, mensajes o registros de proyectos y tareas) a proveedores externos de modelos de inteligencia artificial que actúan como procesadores de datos bajo instrucciones de ENTIPEDIA y sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Dichos proveedores procesan el contenido únicamente para generar el resultado solicitado por el Usuario y no lo utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial de carácter general. El Usuario conserva en todo momento la titularidad sobre el contenido que genere.

Parte de estas transmisiones puede realizarse a través de un servicio de enrutamiento (gateway) que reenvía el contenido a los proveedores de modelos de inteligencia artificial habilitados por ENTIPEDIA. Tanto el servicio de enrutamiento como dichos proveedores actúan como procesadores o subprocesadores sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, operan bajo esquemas de retención cero o limitada y no utilizan el Contenido del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial de carácter general, conforme al cuadro de subprocesadores de la Sección 5.1.

Como característica esencial del servicio, las funcionalidades de inteligencia artificial procesan de forma automatizada y predeterminada el contenido de los chats de proyectos, tareas y grupos para la captura, organización y generación de conocimiento organizacional. Los mensajes directos (DM) entre Usuarios no son objeto de este tratamiento automatizado y no se incorporan a la base de conocimiento organizacional; cualquier procesamiento por IA de un mensaje directo ocurrirá únicamente si un participante de dicha conversación lo activa de forma expresa sobre su propio contenido. Este procesamiento respeta en todo momento los permisos de acceso existentes, de modo que la IA no expondrá a un Usuario contenido al que este no tenga ya acceso dentro de la plataforma. Se mantienen los compromisos de estas Políticas: el contenido no se utiliza para entrenar modelos de carácter general, el Usuario conserva su titularidad, y los proveedores de IA operan bajo esquemas de retención cero o de retención limitada. El Cliente es responsable de informar de forma previa a sus Usuarios sobre esta funcionalidad.

Estas funcionalidades de inteligencia artificial operan conforme a las secciones “Funcionalidades de Inteligencia Artificial” y “Condiciones de los Servicios de Inteligencia Artificial” de los Términos de Uso, que forman un todo con estas Políticas.

5. Servicios de Terceros y Subprocesadores

ENTIPEDIA puede apoyarse en proveedores de servicios que actúan como procesadores de datos bajo sus instrucciones y obligaciones de confidencialidad, incluyendo alojamiento en nube, proveedores de modelos de inteligencia artificial, y servicios de notificaciones, diagnóstico y analítica. ENTIPEDIA no cede, vende ni transfiere Datos Personales de los Usuarios a terceros con fines comerciales o publicitarios. El listado completo de subprocesadores está disponible a solicitud del Usuario.

5.1 Cuadro de Terceros y Subprocesadores

ENTIPEDIA se apoya en los siguientes subprocesadores, que actúan bajo sus instrucciones y sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. El listado se completará y actualizará conforme a los proveedores efectivamente utilizados:

6. Integración con Servicios de Terceros (Google y Microsoft)

7. Autorización y Acceso

La conexión con dichos servicios se realiza de manera voluntaria por el Usuario, mediante el protocolo de autenticación OAuth 2.0, directamente a través de las plataformas de Google o Microsoft. ENTIPEDIA no almacena en ningún momento las credenciales de acceso (usuario y contraseña) de dichas cuentas. Al autorizar la integración, el Usuario otorga a ENTIPEDIA acceso limitado a los siguientes datos, según la plataforma conectada:

• Google Calendar: eventos del calendario, fechas, horarios, títulos, descripciones, participantes y estado de disponibilidad.
• Microsoft Outlook / Microsoft 365: eventos del calendario, fechas, horarios, títulos, descripciones, participantes y estado de disponibilidad.

8. Uso de los Datos Obtenidos mediante APIs de Google

El acceso y uso de los datos obtenidos a través de las APIs de Google se realiza en estricto cumplimiento con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En consecuencia, ENTIPEDIA declara expresamente que:

• Los datos obtenidos mediante las APIs de Google se utilizan únicamente para proveer y mejorar las funcionalidades del servicio directamente solicitadas por el Usuario.
• Dichos datos no serán utilizados para publicidad, perfilado comercial, análisis de comportamiento con fines de mercadeo, ni serán cedidos, vendidos o transferidos a terceros para ningún propósito ajeno a la prestación del servicio.
• Los datos no serán utilizados para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático de carácter general.

9. Uso de los Datos Obtenidos mediante APIs de Microsoft

El acceso y uso de los datos obtenidos a través de Microsoft Graph API se realiza en cumplimiento con los Términos de Uso de la Plataforma de Microsoft y las políticas de privacidad aplicables. En consecuencia, ENTIPEDIA declara expresamente que:

• Los datos obtenidos mediante las APIs de Microsoft se utilizan únicamente para proveer y mejorar las funcionalidades del servicio directamente solicitadas por el Usuario.
• Dichos datos no serán utilizados para publicidad, perfilado comercial, análisis de comportamiento con fines de mercadeo, ni serán cedidos, vendidos o transferidos a terceros para ningún propósito ajeno a la prestación del servicio.
• Los datos no serán utilizados para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático de carácter general.

10. Finalidad del Tratamiento

Los datos de calendario obtenidos mediante estas integraciones serán utilizados exclusivamente para:

• Mostrar y gestionar eventos del Usuario dentro de ENTIPEDIA.
• Crear, editar o eliminar eventos en los calendarios conectados, según las acciones realizadas por el Usuario.
• Identificar disponibilidad del Usuario y su equipo de trabajo dentro de la plataforma.
• Proveer funcionalidades de coordinación, colaboración y productividad ofrecidas por ENTIPEDIA.

11. Retención y Eliminación de Datos de las Integraciones (Google y Microsoft)

ENTIPEDIA accede a los datos de calendario (eventos, fechas, horarios, títulos, descripciones, participantes y estado de disponibilidad) de las cuentas de Google y/o Microsoft conectadas únicamente para procesarlos y mostrarlos en tiempo real dentro de la plataforma, en función de las acciones realizadas por el Usuario. ENTIPEDIA no almacena ni conserva en sus bases de datos el contenido de dichos eventos de calendario; el tratamiento de esta información se realiza de forma transitoria y no genera copias persistentes en los sistemas de ENTIPEDIA.

Lo único que ENTIPEDIA conserva, mientras la integración se encuentre activa, son las credenciales de autorización (tokens de OAuth 2.0) necesarias para mantener la conexión con la cuenta del Usuario; ENTIPEDIA no almacena en ningún momento el usuario ni la contraseña de dichas cuentas. Una vez que el Usuario revoque el acceso o elimine su cuenta en ENTIPEDIA, dichas credenciales de autorización, y cualquier dato residual obtenido mediante estas integraciones, serán eliminados de los sistemas de ENTIPEDIA en un plazo máximo de 30 días calendario.

La retención y eliminación del resto del Contenido del Cliente y de los Datos Personales no obtenidos mediante estas integraciones se rige por la sección “Eliminación de Cuenta y Datos” de estas Políticas.

12. Revocación del Acceso

El Usuario podrá revocar en cualquier momento el acceso de ENTIPEDIA a su cuenta de Google o Microsoft, mediante cualquiera de las siguientes vías:

• Desde la sección de Configuración > Integraciones dentro de la plataforma ENTIPEDIA.
• Directamente desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google en myaccount.google.com.
• Directamente desde la configuración de permisos de su cuenta Microsoft en account.microsoft.com.

La revocación del acceso no afectará los datos y contenidos propios generados por el Usuario dentro de ENTIPEDIA.

13. Responsabilidad de Terceros

ENTIPEDIA no se responsabiliza por las prácticas de privacidad, disponibilidad ni funcionamiento de los servicios prestados por terceros, incluyendo a Google, Microsoft y los demás subprocesadores y proveedores de servicios referidos en estas Políticas. El uso de dichos servicios está sujeto a sus propias políticas de privacidad y términos de uso, disponibles en sus respectivos sitios web.

14. Eliminación de Cuenta y Datos

El Usuario puede solicitar la eliminación de su Cuenta de Usuario a través de los canales indicados en la sección de Contacto. La eliminación del Contenido del Cliente y de los Datos Personales asociados se realizará conforme al procedimiento y los plazos establecidos en la sección “Tratamiento del Contenido y los Datos a la Terminación” de los Términos de Uso, a saber:

(i) durante la vigencia del Workspace y por un plazo de 30 días calendario posteriores a su terminación, el Usuario podrá exportar el Contenido del Cliente a través de las funcionalidades habilitadas por ENTIPEDIA; y

(ii) una vez que ocurra el primero de los siguientes eventos: (a) que el Cliente haya exportado la totalidad de su Contenido del Cliente, o (b) que venza el plazo de exportación sin que la solicitud haya sido revertida, ENTIPEDIA procederá a eliminar o anonimizar el Contenido del Cliente y los Datos Personales asociados de sus sistemas activos en un plazo máximo de 30 días calendario, salvo las copias que deba conservar por obligación legal, contable o para el ejercicio o defensa de reclamaciones, las cuales se mantendrán bajo las medidas de seguridad y confidencialidad descritas en estas Políticas. Las copias de respaldo se sobrescriben conforme a los ciclos ordinarios de respaldo.

La solicitud de eliminación de la totalidad del Workspace y del Contenido del Cliente asociado queda reservada al Cliente titular del Workspace o al administrador expresamente autorizado por éste; la solicitud de un Usuario sin esa autorización se limita a la eliminación de su propia Cuenta de Usuario.

La Degradación de Plan de un Workspace, sea a un plan de pago inferior o al Plan Gratuito, no constituye una terminación ni da lugar a la eliminación del Contenido del Cliente ni de los Datos Personales asociados, los cuales se conservan conforme a los Términos de Uso mientras el Workspace permanezca vigente.

Asimismo, ENTIPEDIA podrá eliminar el Contenido del Cliente y los Datos Personales asociados a Workspaces del Plan Gratuito que permanezcan inactivos durante el período previsto en la cláusula “Inactividad de Workspaces de Plan Gratuito” de los Términos de Uso, previa notificación al Cliente por medios electrónicos con la antelación allí establecida y otorgándole la oportunidad de reactivar el Workspace o exportar su Contenido.

Sin perjuicio de lo anterior, el derecho del interesado a solicitar la supresión de sus Datos Personales podrá ejercerse de forma independiente a la terminación del Workspace o de la Cuenta de Usuario y se atenderá dentro del plazo que establezca la legislación de protección de datos aplicable.

15. Revisión, actualización y cambios en las Políticas de Privacidad

ENTIPEDIA revisa de manera periódica estas Políticas de Privacidad, y fruto de dicha revisión puede realizar cambios y modificaciones a las mismas a fin de mantenerlas actualizadas en su contenido y los servicios que provee, notificando al Cliente de dichos cambios una vez implementados los mismos.

El Cliente y/o Usuario se compromete a verificar de forma regular si existen actualizaciones o cambios en estas Políticas de Privacidad, así como en los Términos o Condiciones de Uso de ENTIPEDIA.

Los cambios entrarán en vigor a partir de su publicación o notificación, y el uso continuado de ENTIPEDIA con posterioridad implica la aceptación de las Políticas de Privacidad modificadas, conforme a la sección “Variaciones” de los Términos de Uso.

16. Conformidad con la ley aplicable

Los servicios ofrecidos por ENTIPEDIA se prestan de conformidad con la legislación de protección de datos personales aplicable. ENTIPEDIA aplica las mismas medidas de protección, seguridad y salvaguarda descritas en las presentes Políticas de Privacidad a todos los Usuarios por igual, con independencia de su lugar de residencia y del lugar en que se realice el tratamiento o la gestión de la información.

El Usuario reconoce y acepta que, para la prestación del servicio, sus Datos Personales y el Contenido del Cliente pueden ser tratados y almacenados en servidores o por procesadores y subprocesadores ubicados en países distintos al de su residencia, incluidos los Estados Unidos de América, según se detalla en la sección “Servicios de Terceros y Subprocesadores”. En todos los casos, y con independencia del país donde se realice dicho tratamiento, ENTIPEDIA mantendrá el mismo nivel de protección y adoptará las salvaguardas exigidas por la legislación aplicable para garantizar la seguridad y confidencialidad de dichos datos.

17. Jurisdicción y Ley aplicable

Los conflictos que puedan surgir a raíz de la aplicación o interpretación de las Políticas de Privacidad de ENTIPEDIA, se regirán de conformidad con las disposiciones de Jurisdicción y Ley aplicable contenidas en los Términos de Uso de ENTIPEDIA.

18. Aplicación Móvil de ENTIPEDIA

Las disposiciones de esta sección aplican específicamente al uso de la Aplicación Móvil oficial de ENTIPEDIA, disponible para dispositivos iOS a través de Apple App Store y para dispositivos Android a través de Google Play Store. El uso de la Aplicación Móvil implica la aceptación íntegra de las presentes Políticas, incluyendo esta sección.

18.1 Datos que Recopila la Aplicación Móvil

La Aplicación Móvil de ENTIPEDIA constituye una réplica de la aplicación web y accede al mismo Contenido del Cliente y a los mismos Datos Personales descritos en las secciones “Datos y Contenido Gestionado por el Usuario” y “Seguridad de los Datos Personales – Documentación e Información” de estas Políticas, con independencia del canal de acceso. La Aplicación Móvil no recopila categorías de contenido distintas a las allí previstas: el contenido creado o gestionado por el Usuario (proyectos, tareas, relacionados, notas, documentos, enlaces, mensajes de chat y archivos multimedia) se trata y protege de forma idéntica en el entorno web y en la Aplicación Móvil, incluido su cifrado en tránsito y en reposo.

Adicionalmente, y de manera propia del canal móvil, la Aplicación puede recopilar los siguientes datos técnicos del dispositivo, en función de los permisos otorgados y las funcionalidades utilizadas:

a) Datos del dispositivo:

• Identificador de dispositivo (Device ID) para la gestión de sesiones y seguridad.
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y versión, utilizados para optimizar el funcionamiento de la App.
• Token de notificaciones push (APNs en iOS / FCM en Android), utilizado exclusivamente para el envío de notificaciones vinculadas al uso de la plataforma.

c) Datos de uso y diagnóstico:

• Registros de actividad dentro de la App (logs de uso) con fines de diagnóstico técnico y mejora del servicio.
• Informes de fallos y errores (crash reports), que pueden incluir identificadores técnicos del dispositivo y datos de diagnóstico, utilizados para la detección y corrección de errores cuando la App presenta un comportamiento inesperado.

18.2 Permisos del Dispositivo Solicitados por la App

La Aplicación Móvil de ENTIPEDIA solicitará al Usuario autorización para acceder a las siguientes funcionalidades del dispositivo, según sean necesarias para la prestación del servicio:

• Notificaciones push: para informar al Usuario sobre mensajes recibidos, actualizaciones de proyectos, tareas asignadas y otros eventos relevantes dentro de la plataforma. Este permiso puede ser revocado en cualquier momento desde la configuración del dispositivo.
• Cámara y galería de imágenes: en caso de que el Usuario desee compartir archivos multimedia en el chat u otras funcionalidades de la plataforma. ENTIPEDIA no accede a la cámara ni a la galería sin acción expresa del Usuario.
• Almacenamiento local: para almacenar temporalmente archivos y caché que optimicen la experiencia de uso de la App, sin que ello implique acceso a otros archivos del dispositivo.

El Usuario puede gestionar o revocar cualquiera de estos permisos en cualquier momento desde la sección de Ajustes de su dispositivo (iOS: Configuración > ENTIPEDIA; Android: Ajustes > Aplicaciones > ENTIPEDIA). La revocación de ciertos permisos puede limitar la disponibilidad de algunas funcionalidades de la App.

18.3 Servicios de Terceros Utilizados por la App

Para la operación de la Aplicación Móvil, ENTIPEDIA utiliza, además de los subprocesadores descritos en la sección general “Servicios de Terceros y Subprocesadores”, los siguientes servicios específicos del dispositivo: servicios de mensajería push (APNs / Firebase Cloud Messaging); servicios de diagnóstico y reporte de fallos; y servicios de analítica de uso. Todos están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos.

18.4 Inteligencia Artificial en la Aplicación Móvil

Las funcionalidades de inteligencia artificial disponibles en la Aplicación Móvil operan conforme a lo descrito en la sección “Uso de Inteligencia Artificial” de estas Políticas. El Usuario conserva en todo momento la titularidad sobre el contenido que genere dentro de la plataforma.

El procesamiento automatizado de los chats de proyectos, tareas y grupos para la generación de conocimiento organizacional, así como la exclusión de los mensajes directos (DM), descritos en la sección “Uso de Inteligencia Artificial”, aplican de manera idéntica al contenido gestionado a través de la Aplicación Móvil, con independencia del canal de acceso.

18.5 Retención, Portabilidad y Eliminación de Datos en la App

Los datos recopilados a través de la Aplicación Móvil se tratan conforme a los criterios de retención y a la cláusula de “Eliminación de Cuenta y Datos” establecidos en estas Políticas. Adicionalmente, propios del dispositivo: los logs de uso y reportes de fallos se conservan por un período máximo de 90 días y se eliminan automáticamente al vencer dicho plazo; los tokens de notificaciones push se eliminan de forma automática cuando el Usuario cierra sesión, desinstala la App o revoca el permiso de notificaciones.

18.6 Seguridad de las Comunicaciones en la App

Todas las comunicaciones entre la Aplicación Móvil y los servidores de ENTIPEDIA se realizan mediante conexiones cifradas bajo el protocolo HTTPS/TLS (cifrado en tránsito). El contenido de los mensajes de chat y demás información del Usuario se almacenan cifrados en reposo, conforme a lo descrito en la sección “Seguridad de los Datos Personales”. ENTIPEDIA implementa controles de acceso y medidas de seguridad adicionales a nivel de aplicación para prevenir el acceso no autorizado a las sesiones de Usuario.

18.7 Menores de Edad

El tratamiento relativo a menores de edad se rige por lo dispuesto en la sección “Generalidades” de estas Políticas, aplicable a todos los canales de acceso, incluida la Aplicación Móvil.

18.8 Contacto — Solicitudes de Privacidad sobre la App

Si tiene alguna pregunta sobre estas Políticas de Privacidad, desea ejercer su derecho de eliminación de datos, o requiere información adicional sobre el tratamiento de sus datos, puede contactarnos a través del correo electrónico: info@entipedia.com